Per periode van een boekjaar worden de financiële resultaten en verwachtingen opgesteld. De begroting wordt vaak voorgelegd aan belanghebbenden ter goedkeuring. Periodiek worden de resultaten vergeleken met de begroting. Wanneer de begroting niet gehaald dreigt te worden moet er ingegrepen worden. Aan het eind van het jaar wordt een jaarrekening opgesteld. Afwijkingen tussen de begroting en de jaarrekening worden geanalyseerd.
Wilt u meer informatie over het opstellen van een budget- en liquiditeitsbegroting? En diverse werkbladen in Excel? Probeer de Kennisbank WEKA Financieel dan nu 90 dagen onbeperkt uit voor slechts €1,- per dag! Binnen een paar muiskliks bent u op weg naar betere financiële beslissingen en meer grip op de zaak.
Planning & Control (coördinatie en afstemming) kent cyclische activiteiten. Vertrekpunt voor de financiële planning en control zijn de beleidsvoornemens. Deze worden vertaald in een meerjarige planning van activiteiten. Dit resulteert in een begroting voor het eerstvolgende jaar en in een financiële meerjarenraming. Bewaken van de activiteiten gebeurt via de voortgangsrapportages, waardoor tussentijdse bijstelling overwogen kan worden.
Planning, met de bijbehorende werkzaamheden zoals het inschatten van situaties en ontwikkelingen en het maken van prognoses, is een belangrijk onderdeel van het controllingsproces. Dit geldt in het bijzonder voor het opstellen van een begroting voor de eerstvolgende planningsperiode, bestaande uit:
Door een exacte uitvoering van deze twee planningsactiviteiten ontstaat de mogelijkheid om eventueel zelfs al bij voorbaat te kunnen inschatten,
Door het vroegtijdig opsporen van eventuele problemen ontstaat de mogelijkheid naar alternatieven te zoeken, wijzigingen aan te brengen en maatregelen te treffen, zodat ongewenste situaties kunnen worden tegengegaan.
Het bepalen van de basisgegevens voor beide planningsactiviteiten, de budgettering en de liquiditeitsbegroting verloopt grotendeels op dezelfde manier. Er zijn echter enkele principiële verschillen:
De waarden voor omzet en kosten worden bij budgettering als nettowaarde (dus zonder BTW) berekend. Ook kosten die geen invloed hebben op de uitgaven (bijvoorbeeld afschrijvingen) worden in het budget meegenomen. Het is daarbij belangrijk dat de werkzaamheden met de daarbij behorende kosten worden genomen in die periode, waarin de prestatie wordt verricht of de levering plaatsvindt (het zogenoemde 'matchingsprincipe').
In de liquiditeitsbegroting worden de kasstromen (inkomsten en uitgaven) bruto, dus inclusief BTW, per periode meegerekend. Hierbij is het tijdstip van de inkomsten en uitgaven van belang. In de liquiditeitsbegroting worden dus alleen de omzet en verkoopprestaties meegenomen die van invloed zijn op de inkomsten. Hiertegen worden de bestedingen en kosten afgezet die van invloed zijn op de uitgaven.
In de liquiditeitsbegroting worden ook inkomsten en uitgaven meegenomen die bij de gebudgetteerde resultatenrekening (of Verlies & Winst-rekening) helemaal niet ter sprake komen. Het zijn kasstromen die betrekking hebben op de activa of passiva op de balans. Bijvoorbeeld:
Anderzijds zijn er kosten/bestedingen die weliswaar in de resultatenrekening voorkomen, maar die noch inkomende noch uitgaande betalingen tot gevolg hebben. Hiertoe worden bijvoorbeeld afschrijvingen gerekend die weliswaar invloed hebben op het bedrijfsresultaat, maar die geen kasstromen tot gevolg hebben.
In tegenstelling tot de gebudgetteerde resultatenrekening worden bij de liquiditeitsbegroting inkomsten en uitgaven niet meegenomen op het tijdstip van het leveren van de prestaties, maar op het tijdstip van de daadwerkelijke betaling (inkomend of uitgaand).
Wanneer bijvoorbeeld een levering van goederen met een waarde van € 10.000 in april plaatsvindt en de leverancier als betalingsvoorwaarde '30 dagen, netto' hanteert, dan worden deze inkoopuitgaven in de liquiditeitsbegroting meegenomen als een uitgave voor de maand mei. In de resultaatrekening is echter het tijdstip van de werkelijke levering van de prestatie bepalend. Dit zou het volgende opleveren:
Zoals het voorbeeld duidelijk maakt, is er meestal een duidelijk verband tussen kosten en uitgaven enerzijds, en opbrengsten en inkomsten anderzijds. In het voorbeeld is de onderliggende gebeurtenis hetzelfde (namelijk de inkoop van goederen). Het moment waarop en de bedragen waarvoor die gebeurtenis in de beide planningen wordt opgenomen, kunnen echter verschillen.
Het grote verschil tussen budget en liquiditeitsbegroting schuilt in het feit dat in tegenstelling tot de gebudgetteerde resultatenrekening, bij de liquiditeitsbegroting inkomsten en uitgaven niet worden meegenomen op het tijdstip van het leveren van de prestaties maar op het tijdstip van de daadwerkelijke betaling, inkomend of uitgaand.
Wilt u meer informatie over het opstellen van een budget- en liquiditeitsbegroting? En diverse werkbladen in Excel? Probeer de Kennisbank WEKA Financieel dan nu 90 dagen onbeperkt uit voor slechts €1,- per dag! Binnen een paar muiskliks bent u op weg naar betere financiële beslissingen en meer grip op de zaak.