Belonen & Arbeidsvoorwaarden

Auto van de zaak

Fiscale bijtelling auto van de zaak voor privédoeleinden

De werknemer die een auto van de zaak ter beschikking gesteld krijgt die ook voor privédoeleinden gebruikt mag worden, krijgt te maken met een fiscale bijtelling. Vanaf 2010 geldt er een viertal percentages, namelijk 0%, 14%, 20% en 25%. De percentages hebben te maken met de CO₂-uitstoot van de auto. Het uitgangspunt voor een bijtelling is een percentage van ten minste 25%, de lagere percentages zijn slechts van toepassing als aan de CO₂-kwalificatie wordt voldaan. Hoe zuiniger de auto, des te lager het percentage van de bijtelling.

De bijtelling bedraagt 0% als de CO₂-uitstoot van de auto 0 gram per kilometer is.

De bijtelling bedraagt 14% als de CO₂-uitstoot van de auto lager is dan:

• 95 gram per kilometer bij een auto die op diesel rijdt;
• 110 gram per kilometer bij een auto die niet op diesel rijdt.

De bijtelling bedraagt 20% als de CO₂-uitstoot van de auto:

• meer bedraagt dan 95 gram per kilometer, maar niet meer dan 116 gram per kilometer voor auto's met een dieselmotor;
• meer bedraagt dan 110 gram per kilometer, maar niet meer dan 140 gram per kilometer voor auto's die niet op diesel rijden.

Bij een auto die zowel op lpg/aardgas als op benzine rijdt, mag voor de CO₂-uitstoot worden uitgegaan van een auto die op aardgas/lpg rijdt. Dit is van belang omdat de CO₂-uitstoot bij aardgasauto's circa 20% lager is dan bij benzineauto's. Voor lpg-auto's is dit percentage zo'n 10% lager. Door uit te gaan van de uitstoot bij lpg- of aardgasgebruik komt een auto dus eerder voor een bijtelling van 14% of 20% in aanmerking.

Indien geen sprake is van geen/c.q. kwalificerende uitstoot voor een bijtellingspercentage van 0, 14, respectievelijk 20, geldt de 'standaardbijtelling' van 25%.

De hier besproken grammen uitstoot CO₂ met de daarbij behorende percentages gelden per 1 januari 2012. Vanaf 1 juli 2012 vindt periodiek een aanpassing van het aantal grammen CO₂ uitstoot plaats. Dit betekent dat men in de toekomst eerder te maken krijgt met een hoger bijtellingspercentage.

Overzicht bijtellingspercentages jaren 2011 tot en met 2015

Overgangsregeling

Voor zuinige en zeer zuinige auto's waarvan de datum eerste tenaamstelling ligt vóór 1 juli 2012, geldt een overgangsregime. Dit luidt als volgt:

1. Indien de auto op 30 juni 2012 en daarna aan dezelfde werknemer ter beschikking staat, geldt het verlaagde bijtellingspercentage van 20% of 14% dat op 30 juni 2012 geldt. Als de werknemer naar een andere werkgever gaat en in dezelfde auto blijft rijden, bijvoorbeeld bij een leaseauto, verandert het bijtellingspercentage niet. Indien de werkgever deze auto op of na 1 juli aan een andere werknemer ter beschikking stelt, geldt wat vermeld is onder 2.
2. Indien de auto vóór 1 juli 2012 op naam van de werkgever staat (of op naam van de leasemaatschappij) en de werkgever stelt de auto op of na 1 juli 2012 aan een (andere) werknemer ter beschikking, blijft het verlaagde bijtellingspercentage van 20% of 14% behouden. Dat geldt ook als de werkgever deze auto later aan een andere werknemer ter beschikking stelt.
3. Voor auto's die op of na 1 juli 2012 van eigenaar wisselen, zijn er twee mogelijkheden:
   1. Heeft de werknemer die de auto direct voor de eigendomsoverdracht ter beschikking had, diezelfde auto na de overdracht nog steeds ter beschikking? Dan blijft voor deze auto het verlaagde bijtellingspercentage dat op 30 juni 2012 geldt, van toepassing.
   2. Krijgt een andere werknemer de auto ter beschikking na de eigendomsoverdracht? Dan blijft voor deze auto het verlaagde bijtellingspercentage dat op 30 juni 2012 geldt, tot 1 juli 2017 van toepassing.

Datum tenaamstelling bepaalt bijtelling

Voor auto's waarvan de datum eerste tenaamstelling ligt op of na 1 juli 2012, geldt het volgende. Op de datum eerste tenaamstelling bepaalt men de bijtelling voor het privégebruik auto. Als deze bijtelling 14% of 20% is, geldt dit verlaagde bijtellingspercentage 60 maanden. De termijn van 60 maanden start op de eerste dag van de maand die volgt op de maand waarin de datum eerste tenaamstelling valt.

Op de laatste dag van de termijn van 60 maanden bepaalt de werkgever opnieuw het bijtellingspercentage volgens de normen die dan gelden. Dat nieuwe percentage geldt dan weer voor 60 maanden.

Het bijtellingspercentage en de termijn van 60 maanden zijn gekoppeld aan het kentekenbewijs. Zij blijven gelden als de auto van eigenaar of werknemer wisselt.

Schematisch overzicht: het ter beschikking stellen van een auto

[Bekijk grotere afbeelding in apart venster]

[Bekijk grotere afbeelding in apart venster]

Het begrip ter beschikking stellen

Het autokostenforfait is van toepassing als de auto ook voor privédoeleinden ter beschikking is gesteld. Een auto wordt geacht voor privédoeleinden ter beschikking te zijn gesteld, tenzij blijkt dat de werknemer de auto op kalenderjaarbasis niet meer dan 500 kilometer voor privédoeleinden gebruikt.

In de volgende situaties is in ieder geval sprake van een aan de werknemer ter beschikking gestelde auto:

• Het mogen gebruiken van een auto van de zaak voor zakelijke en privédoeleinden, waarbij normaliter alle kosten voor rekening komen van de werkgever. De auto is eigendom van de werkgever dan wel de werkgever heeft de auto geleased.
• De werkgever vergoedt alle kosten van de auto van de werknemer. De auto is eigendom van de werknemer dan wel de werknemer heeft de auto gehuurd/geleased.
• Als een auto van de zaak nagenoeg op ieder door de werknemer gewenst moment kan worden gebruikt, is sprake van een ter beschikking gestelde auto.

Auto ter beschikking gesteld door een ander dan de werkgever

Het is mogelijk dat een werkgever overweegt om niet zelf een personenauto aan een werknemer ter beschikking te stellen, maar dit te laten doen door een bedrijf waarin de werkgever een grote zeggenschap heeft. Zelfs in zo'n situatie moet het autokostenforfait worden toegepast.

Begrip auto volgens de wet

Een auto is in dit kader een personenauto of een bestelauto in de zin van de Wet op de belasting van personenauto's en motorrijwielen 1992. Er bestaat een aantal uitzonderingen hierop. De werkgever mag namelijk het autokostenforfait niet toepassen voor een bestelauto:

1. die door aard of inrichting (nagenoeg) uitsluitend geschikt is voor vervoer van goederen; of
2. die buiten werktijd niet gebruikt kan worden door de werknemer; of
3. waarvoor de werkgever privégebruik heeft verboden.

1. Bestelauto die (nagenoeg) uitsluitend geschikt is voor vervoer van goederen

Een bestelauto die (nagenoeg) uitsluitend geschikt is voor vervoer van goederen, is bijvoorbeeld een auto met alleen maar een bestuurdersstoel. Of een bestelauto (nagenoeg) uitsluitend geschikt is voor vervoer van goederen, hangt met name af van de feiten en omstandigheden. De werkgever dient als loon aan te geven de waarde in het economische verkeer van het privégebruik verminderd met de eventuele bijdrage van de werknemer voor het privégebruik betaald aan de werkgever.

2. Bestelauto die buiten werktijd niet gebruikt kan worden

Een bestelauto die buiten werktijd niet gebruikt kan worden, is bijvoorbeeld een bestelauto die de werknemer buiten werktijd op het bedrijfsterrein moet plaatsen en waarbij de werkgever controleert of dit ook daadwerkelijk gebeurt.

3. Bestelauto waarvoor een verbod op privégebruik geldt

De werkgever mag het autokostenforfait niet toepassen als hij privégebruik van de bestelauto heeft verboden. Ook moet aan de volgende voorwaarden zijn voldaan:

• Het verbod van privégebruik is schriftelijk vastgelegd.
• De werkgever controleert de naleving van het verbod van privégebruik.
• Bij overtreding van het verbod van privégebruik, legt de werkgever een sanctie op.

De belastingdienst heeft een voorbeeldafspraak ter zake van verbod op privégebruik opgesteld. De werkgever kan de voorbeeldafspraak downloaden op de site van de belastingdienst. Als de werkgever een afwijkende afspraak hanteert, loopt de werkgever het risico dat de belastingdienst stelt dat de afspraak niet voldoet. Om dit risico te voorkomen kan de werkgever de afspraak ter goedkeuring voorleggen aan:

Belastingdienst/Oost/Coördinatiepunt privégebruik auto
Antwoordnummer 403
7100 WB Winterswijk

Autokostenforfait

De hoogte van het autokostenforfait wordt bepaald aan de hand van de volgende factoren:

• de catalogusprijs van de auto;
• het van toepassing zijnde percentage.

Waarde van de auto

Voor het bepalen van de waarde van de auto moet de werkgever een aantal situaties onderscheiden.

• Een ter beschikking gestelde bestelauto waarvan voor 1 juli 2005 het kenteken deel I is afgegeven. De werkgever moet de cataloguswaarde van de auto (inclusief omzetbelasting, maar exclusief BPM) in aanmerking nemen.
• Een ter beschikking gestelde personenauto of bestelauto waarvan het kenteken is toegekend voor 1 juli 2006. De werkgever moet de cataloguswaarde van de auto (inclusief omzetbelasting en BPM) in aanmerking nemen. Accessoires die zijn aangebracht voor de dag van toekenning van het kentekenbewijs, behoren tot de grondslag voor de bijtelling privégebruik auto.
• Een ter beschikking gestelde personenauto of bestelauto waarvan het kenteken is toegekend op of na 1 juli 2006. De werkgever moet de cataloguswaarde van de auto (inclusief omzetbelasting en BPM) in aanmerking nemen. Accessoires die door of namens de fabrikant of de importeur zijn aangebracht voor de datum van toekenning van het kentekenbewijs, behoren tot de grondslag voor de bijtelling privégebruik auto. Accessoires die door de dealer zijn aangebracht, tellen niet mee.
• Een ter beschikking gestelde personenauto of bestelauto die ouder is dan vijftien jaar. De werkgever moet de waarde in het economische verkeer van de auto hanteren.

Uit deze voorbeelden blijkt dat het voor de werknemer fiscaal voordeliger is een standaarduitvoering aan te schaffen en die vervolgens, dus later door de dealer, te laten 'optuigen'.

Als tussen het moment van bestelling en aflevering van de auto de catalogusprijs van de auto wijzigt, is op basis van de huidige opvattingen van de belastingdienst de prijs op het tijdstip van afgifte van het kentekenbewijs deel I doorslaggevend.

Voor de bepaling van de fiscale bijtelling geldt de Nederlandse catalogusprijs als uitgangspunt. Dit betekent dat wanneer de werkgever bijvoorbeeld een auto least in het buitenland, niet de (vaak lagere) buitenlandse catalogusprijs als uitgangspunt voor de bijtelling mag worden genomen.

Eigen bijdrage werknemer

De Hoge Raad bepaalde in een uitspraak dat als de werknemer zelf in de aanschafprijs van de auto van de zaak heeft bijgedragen deze bijdrage betrekking heeft op zowel het privégebruik als het zakelijk gebruik. De betaling door de werknemer is dus deels een vergoeding voor privégebruik en deels een uitgaaf in verband met de dienstbetrekking. Indien de werkgever echter uitdrukkelijk met zijn werknemer is overeengekomen dat de bijdrage van de werknemer in zijn geheel bestemd is als bijdrage ter zake van privégebruik, kan het gehele bedrag als bijdrage privégebruik fiscaal in aanmerking worden genomen. Een juiste en zorgvuldige etikettering is dus essentieel.

Het gevolg van een en ander is dat de werknemersbijdrage moet worden gesplitst in een deel dat betrekking heeft op het zakelijke gebruik en een deel dat betrekking heeft op het privégebruik. Het zakelijk deel is niet aftrekbaar van het autokostenforfait, het privédeel wel. Omdat een eenmalige eigen bijdrage betrekking heeft op meerdere jaren van gebruik van de auto van de werkgever, moet deze aan meerdere jaren worden toegerekend.

De verwerking van een eenmalige bijdrage aan een auto van de zaak door de werknemer geschiedt als volgt: de werkgever moet de bijdrage toerekenen aan de verwachte gebruiksduur van de auto;

• Per loontijdvak moet de aan dat tijdvak toe te rekenen bijdrage worden uitgesplitst in een deel voor het privégebruik en een deel voor het zakelijke gebruik;
• Het aan het privégebruik toe te rekenen deel komt in mindering op de bijtelling op grond van het autokostenforfait; deze kan niet minder dan nihil bedragen;
• Als de werkgever ter zake van het privégebruik een financiële bijdrage van de werknemer vraagt, komt deze bijdrage geheel in mindering op de forfaitaire bijtelling.

Autokostenforfait

Het van toepassing zijnde percentage van het autokostenforfait is als volgt:

Bijtelling ten minste 25%

In beginsel bedraagt de bijtelling voor het privégebruik van de auto 25% van de cataloguswaarde van de auto. Als het privégebruik echter hoger is, kan de bijtelling op een hoger bedrag worden vastgesteld. In de praktijk komt dit niet veel voor. Bovendien moet de inspecteur bewijzen dat de werkelijke waarde van het privégebruik hoger is dan het autokostenforfait.

Bijtelling meer dan 25%

De inspecteur kan stellen dat de bijtelling meer bedraagt dan 25% als de werknemer de auto onbeperkt privé mag gebruiken, terwijl de werknemer bijvoorbeeld een dienstverband heeft van slechts een dag per week.

Bijtelling 0%

Onder de 0%-categorie vallen auto's waarvan de CO₂-uitstoot maximaal 0 gram per kilometer is.

Bijtelling 14%

Onder de 14%-categorie vallen auto's waarvan de CO₂-uitstoot maximaal:

• 95 gram per kilometer is voor dieselmotoren; of
• 110 gram per kilometer is voor niet-dieselmotoren.

Bij een auto die zowel op lpg/aardgas als op benzine rijdt, mag voor de CO₂-uitstoot worden uitgegaan van een auto die op aardgas/lpg rijdt. Dit is van belang omdat de CO₂-uitstoot bij aardgasauto's circa 20% lager is dan bij benzineauto's. Voor lpg-auto's is dit percentage zo'n 10% lager. Door uit te gaan van de uitstoot bij lpg- of aardgasgebruik komt een auto dus eerder voor een bijtelling van slechts 14% in aanmerking.

Bijtelling 25% en 14%

De cataloguswaarde van een auto is € 22.000,–. De bijtelling voor privégebruik auto bedraagt € 5.500,– (25% van € 22.000,–) op jaarbasis. Als het een auto betreft waarvoor een bijtelling van 14% geldt, bedraagt de bijtelling € 3.080,–.

Bijtelling 20%

Onder de 20%-categorie vallen auto's waarvan de CO₂-uitstoot:

• hoger is dan 95 gram per kilometer, maar niet hoger is dan 116 gram per kilometer bij dieselmotoren;
• hoger is dan 110 gram per kilometer, maar niet hoger is dan 140 gram per kilometer bij niet-dieselmotoren.

Bijtelling 35%

De hiervoor beschreven bijtellingspercentages gelden voor auto's die niet meer dan vijftien jaar geleden voor het eerst in gebruik zijn genomen. Daarnaast geldt een apart bijtellingspercentage van 35 wegens privégebruik voor auto's die langer dan vijftien jaar geleden voor het eerst in gebruik zijn genomen.

Geen bijtelling

Wil een werknemer een bijtelling voorkomen, dan moet hij laten blijken dat hij de auto voor niet meer dan 500 kilometer op kalenderjaarbasis voor privédoeleinden gebruikt. Hiervoor geldt de vrije bewijsleer. We zullen een aantal bewijsmogelijkheden behandelen.

• Verklaring geen privégebruik
  Indien de werknemer de auto niet voor privédoeleinden gebruikt, kan hij een verklaring van geen privégebruik bij de belastingdienst aanvragen. Met een dergelijke verklaring kan de werkgever de bijtelling in de loonadministratie achterwege laten. Verder is de werkgever dan gevrijwaard voor eventuele boetes of naheffingsaanslagen loonbelasting, premie volksverzekeringen en premie ZVW. Deze aanslagen legt de belastingdienst bij overtreding in die situaties aan de werknemer zelf op. Zonder een dergelijke verklaring zal de werkgever bij een eventuele controle moeten bewijzen dat de auto voor minder dan vijfhonderd kilometer privé is gebruikt, indien hij voornoemde bijtelling achterwege laat. Met ingang van 1 januari 2013 zal de werknemer bij een dergelijke naheffing ook premies werknemersverzekeringen moeten betalen. De reden hiervan is dat met ingang van 2013 het voordeel van de auto van de zaak ook voor de premies werknemersverzekeringen belast premieloon vormt.
• Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto
  Werkgevers die (bestel)auto's aan werknemers ter beschikking stellen, zijn verantwoordelijk voor de inhouding en afdracht van de daarover verschuldigde loonheffingen. Deze verantwoordelijkheid kon met betrekking tot personenauto's tot en met 2011 en kan ook daarna worden verschoven naar de werknemer door deze een 'verklaring geen privégebruik' te laten overleggen. Zie ook hiervoor. Met ingang van 2012 is er voor de bestelauto de mogelijkheid om een 'verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto' aan te vragen. De werknemer vraagt deze met de werkgever digitaal gezamenlijk aan.
  Aandachtspunt
  Indien de werkgever weet dat de autoverklaring niet juist is, moet hij vanaf dat moment wel de over de ter beschikking gestelde (bestel)auto verschuldigde loonheffingen inhouden en afdragen.
• Geen rittenadministratie
  Indien wordt beschikt over een 'verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto', hoeft geen rittenadministratie meer te worden bijgehouden. Maakt de werknemer op enig moment gebruik van de bestelauto vooraf, dan moeten de werkgever en de werknemer de verklaring laten intrekken. Dit moet vóór aanvang van het privégebruik. De belastingdienst controleert het ontbreken van privégebruik (bestelauto) dan wel de grens van 500 kilometer onder meer met slim cameratoezicht. Indien de belastingdienst van oordeel is dat op enig moment/plaats het zakelijk gebruik niet aannemelijk is, zal men het ontbreken van privégebruik aannemelijk moeten maken. Slaagt de werknemer daarin niet, dan kan hij naheffingen met boeten verwachten. En aangezien hij geen sluitende kilometeradministratie in die situatie heeft, betekent dit dat hij deze naheffing zal moeten accepteren. Het kan dus toch zinvol zijn om bij de aanwezigheid van een 'verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto' toch een sluitende kilometeradministratie te voeren als werknemer. Gelet op de hier besproken risico's en het gegeven dat met deze verklaring nog geen praktische ervaringen bekend zijn, valt te verwachten dat veel werknemers voorshands niet voor dit type verklaringen kiezen. Immers, enig privégebruik is al snel aanwezig. Denk bijvoorbeeld aan een doktersbezoek of onverwacht een ritje naar huis voor een lekkende dakgoot.
• Aparte verklaring
  Voor elke combinatie werknemer-auto moet een aparte verklaring worden gevraagd. Indien bijvoorbeeld twee werknemers dezelfde bestelauto uitsluitend zakelijk gebruiken of indien één werknemer verschillende bestelauto's gebruikt, moet men voor elke werknemer en elke bestelauto een verklaring hebben.
• Informatieplicht
  Het toch privé rijden – ondanks het zelf aanvragen van een 'verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto' – wordt bestraft met naheffingen en boeten indien werkgever en werknemer de verklaring niet tijdig hebben laten intrekken. Sinds 1 januari 2012 is er voor werkgevers een nieuwe boete als zij niet aan deze plicht voldoen. De werkgever die weet of vermoedt dat de 'verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto' niet meer correct is, moet dit uit eigen beweging melden bij de belastingdienst. Indien hij hiermee in gebreke is, kan hij een boete krijgen van maximaal 100% van de door het niet melden in theorie te weinig afgedragen loonheffingen. Deze boete is wettelijk gemaximeerd op € 4.920.

• Bestelauto's
  Voor bepaalde groepen bestelauto's geldt aanvullend het volgende. Bestelauto's die buiten werktijd niet gebruikt kunnen worden (bijvoorbeeld doordat de bestelauto's achter het hek van de vestigingsplaats van de werkgever blijven), vallen niet onder de autokostenfictie.
  Onder voorwaarden geldt deze uitzondering ook voor bestelauto's die wel mee naar huis genomen kunnen worden. De autokostenfictie is niet van toepassing als de werkgever een verbod op het privégebruik van de bestelauto oplegt aan de werknemer. Van een dergelijk verbod is sprake indien:
  1. het verbod schriftelijk is vastgelegd;
  2. de werkgever de vastlegging van het verbod bij de loonadministratie bewaart;
  3. de werkgever voldoende toezicht houdt op de naleving van het verbod; én
  4. de werkgever een passende sanctie oplegt indien het verbod wordt overtreden.
• Bestelauto's die naar aard of inrichting uitsluitend geschikt zijn voor goederenvervoer
  De waarderingsregel van het privévoordeel (bijtelling van ten minste 25% van de cataloguswaarde) geldt niet voor bestelauto's die door de aard of inrichting uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt blijken te zijn voor vervoer van goederen. De werkgever moet het werkelijke voordeel tot het loon rekenen. Het werkelijke voordeel zal berekend moeten worden op basis van het aantal privékilometers × de werkelijke kilometerprijs.

Kilometeradministratie

Indien de werknemer geen 'verklaring privégebruik' aan de werkgever overhandigt, zal de werkgever in beginsel 25%, dan wel 14%, 20% of 0% (afhankelijk van de CO₂-uitstoot van de auto) van de cataloguswaarde van de auto als loon in aanmerking nemen. Als uit ander bewijs blijkt dat het privégebruik per kalenderjaar maximaal vijfhonderd kilometer bedraagt, kan de bijtelling achterwege blijven. In de praktijk komt het er vaak op neer dat de werknemer een sluitende kilometeradministratie moet bijhouden.

De staatssecretaris van Financiën heeft regels gegeven waaraan naar zijn opvatting een sluitende kilometeradministratie moet voldoen. Er is ten behoeve hiervan een zogenoemde rittenstaat ontwikkeld.

Per 2009 geldt een vereenvoudigde rittenadministratie. Werknemers kunnen voor bestelauto's in bepaalde gevallen volstaan met een vereenvoudigde rittenregistratie. Uitgangspunt is dat de rittenregistratie verplicht blijft, maar dat de werknemer niet meer alle ritinformatie op het registratieformulier hoeft te vermelden, zolang de informatie (zakelijke adressen) maar uit de administratie van het bedrijf kan worden gehaald. Daarbij geldt wel als voorwaarde dat de werkgever schriftelijk met de werknemer heeft afgesproken dat:

• de werknemer een vereenvoudigde rittenregistratie bijhoudt;
• privégebruik tijdens werk- en lunchtijd niet is toegestaan;
• de werkgever de zakelijke adressen in zijn (project)administratie bewaart.

De werkgever kan ook een eigen (afwijkende) afspraak maken met de werknemer over de vereenvoudigde rittenregistratie. Deze afspraak moet de werkgever vervolgens ter goedkeuring aan de belastingdienst voorleggen en de werkgever moet daarbij duidelijk aangeven waar de afspraak afwijkt van de voorbeeldafspraak.

In de vereenvoudigde rittenregistratie moet de werknemer het volgende opnemen:
Gegevens van de bestelauto:

• het merk;
• het type;
• het kenteken.

Gegevens per dag:

• de datum;
• de werktijd;
• de begin- en eindkilometerstand (begin en einde werktijd);
• een verwijzing naar de zakelijke adressen in de (project)administratie van de werkgever als de volgorde waarin de werknemer deze adressen heeft bezocht, in de (project)administratie ontbreekt.

Maakt de werknemer een privérit, dan moet hij ook de volgende gegevens in de vereenvoudigde rittenregistratie vermelden:

• de datum;
• de begin- en eindkilometerstand van de privérit;
• het vertrek- en aankomstadres.

Collectieve afspraken met de inspecteur

Met de competente inspecteur van de werkgever kan de werkgever vooraf collectieve afspraken maken over de toepassing van het autokostenforfait van de werknemers. De collectieve afspraak geldt uitsluitend ten aanzien van werknemers die een verklaring ondertekenen, waarin is opgenomen dat de werknemer akkoord gaat met de afspraak die door tussenkomst van de werkgever is getroffen. Werknemers die al een afspraak hebben met hun inspecteur, blijven daaraan gebonden.

Als de gemaakte afspraken niet zijn nageleefd, kan de werknemer zich ter voorkoming van een bijtelling niet op de afspraak beroepen. De werknemer moet dan op een andere manier laten blijken dat de bijtelling op nihil moet worden gesteld.

Als in de afspraak tussen de werkgever en de werknemer, bijvoorbeeld in een werkgeversverklaring, meerdere van de volgende elementen voorkomen, zal de inspecteur de afspraak eerder als aanvaardbaar bewijs accepteren:

• een duidelijke omschrijving van de beperkingen die aan het privégebruik worden gesteld;
• de wijze waarop de werkgever toeziet op de naleving. Een onregelmatig reispatroon vereist bijvoorbeeld meer toezicht dan een regelmatig reispatroon;
• de wijze waarop de werkgever de gegevens van toezicht vastlegt. Hierbij kunnen bijvoorbeeld ook black-boxregistraties, werkroosters, vakantieoverzichten, ziekte- en verlofstaten, garagenota's, schaderapporten en bekeuringen als ondersteunend bewijs dienen;
• de aard van de sanctie bij het niet-nakomen van de afspraak.

Verklaring geen privégebruik

Als de werknemer de auto niet meer dan 500 kilometer op jaarbasis voor privédoeleinden gaat gebruiken, kan hij een 'verklaring geen privégebruik' bij de belastingdienst aanvragen. Als de belastingdienst een dergelijke verklaring afgeeft aan de werknemer, moet deze een kopie van de verklaring overhandigen aan de werkgever. De werkgever kan dan de bijtelling in verband met de auto van de zaak achterwege laten.

Als blijkt dat de verklaring ten onrechte is afgegeven, legt de belastingdienst een naheffingsaanslag loonbelasting/premie volksverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet op aan de werknemer en niet aan de werkgever. De belastingdienst legt in deze situatie alleen een naheffingsaanslag op aan de werkgever als deze wist dat de 'verklaring geen privégebruik' ten onrechte was aangevraagd, omdat de werkgever weet dat de werknemer de auto meer dan vijfhonderd kilometer op jaarbasis gebruikt voor privédoeleinden. De werkgever is dan niet te goeder trouw. De bewijslast hiervan ligt bij de inspecteur.

De 'verklaring geen privégebruik' kan door de belastingdienst of de werknemer gedurende het kalenderjaar worden ingetrokken. Vanaf dat moment moet de werkgever de bijtelling voor het privégebruik tot het loon van de werknemer rekenen. De werkgever hoeft zijn loonadministratie niet te corrigeren met terugwerkende kracht voor de maanden waarin de werknemer wel beschikte over de verklaring geen privégebruik. De belastingdienst zal een naheffingsaanslag aan de werknemer opleggen.

Eindheffing bestelauto's met doorlopend afwisselend gebruik

Als bestelauto's, in verband met de aard van het werk, doorlopend afwisselend aan verschillende werknemers ter beschikking worden gesteld, kan de werkgever aansluiten bij de praktische regeling. De praktische regeling houdt in dat de werkgever in een dergelijke situatie de eindheffing kan toepassen op het voordeel van het privégebruik. De eindheffing bedraagt € 300,– per bestelauto op jaarbasis.

Eigen bijdrage werknemer voor privégebruik

Bij het bepalen van het loon in natura inzake de ter beschikking gestelde auto moet ook rekening worden gehouden met een eventuele vergoeding die de werknemer heeft betaald voor het privégebruik. In de praktijk komt het vaak voor dat ofwel het privégebruik is gelimiteerd – bijvoorbeeld niet tijdens vakanties – ofwel er een vergoeding voor het privégebruik moet worden betaald. Een andere variant is dat de werknemer de auto ook tijdens vakanties mag gebruiken, maar dat hij de kosten van brandstof, tolgelden, enzovoort die aan derden zijn betaald, voor eigen rekening moet nemen. In de situatie dat een werknemer aan zijn werkgever een vergoeding voor het privégebruik moet betalen, kan de werkgever deze vergoeding in mindering brengen op de bijtelling vanwege het privégebruik van de auto.

Wachtdienstregeling

Als de werknemer voor een wachtdienst een auto van de zaak krijgt, worden de gereden kilometers tijdens deze wachtdienst als zakelijk aangemerkt als aan de volgende voorwaarden is voldaan:

• De werknemer heeft geen invloed op de keuze van de aangeschafte auto.
• De werknemer beschikt in privé over een auto die voor privé net zo geschikt is of zelfs nog meer dan de auto van de zaak.
• De werknemer is tijdens de wachtdienst verplicht binnen een redelijke afstand van zijn woonplaats te blijven.
• Het aantal kilometers dat tijdens de wachtdienst wordt gereden en het aantal en de plaats van de werkzaamheden waarvoor de werknemer is opgeroepen, worden bijgehouden.

Autokostenforfait voor autoverkopers

In de autobranche is vaak sprake van wisselend gebruik van auto's. Hierdoor is het lastig om de grondslag voor de bijtelling van het privégebruik vast te stellen. In de Handreiking bijtelling privégebruik auto voor de autobranche staat een manier beschreven waarop werkgevers in de autobranche het voordeel van het privégebruik kunnen vaststellen. Werkgever en werknemer spreken schriftelijk een 'vaste' auto af. Een vaste auto is de auto die de werknemer na werktijd mee naar huis mag nemen. Deze waarde van deze vaste auto geldt als grondslag voor de bijtelling (of het achterwege laten daarvan) wegens privégebruik van de ter beschikking gestelde auto, ook, onder voorwaarden, wanneer de werknemer een vervangende auto gebruikt.

In het buitenland wonende werknemers

Werknemers die in het buitenland wonen en als werknemer werkzaam zijn in Nederland, moeten in Nederland belasting betalen over de inkomsten die toerekenbaar zijn aan Nederland. Hieronder kan ook het voordeel uit een ter beschikking gestelde auto vallen.

Wijzigingen in de loop van een jaar

Het komt regelmatig voor dat er in de loop van een jaar mutaties plaatsvinden in het autobezit van een werknemer. In dergelijke gevallen moet het autokostenforfait 'naar tijdsgelang' worden toegepast. Voorbeelden zijn:

• Een werknemer krijgt een (nieuwe) auto.
• Een werknemer krijgt voor het eerst een auto.
• Een werknemer moet zijn auto afstaan.

Administratieve verplichtingen werkgever

De werkgever moet per loontijdvak in de loonaangifte bij de vraag: 'waarde privégebruik auto', het bedrag dat correspondeert met 25% van de waarde van de auto vóór aftrek van de eigen bijdrage van de werknemer opgeven. Het gaat om het tijdsevenredige bedrag, dus 25%-bijtelling op kalenderjaarbasis gedeeld door het aantal loontijdvakken, dat de werkgever hanteert. Het bedrag van de eigen bijdrage van de werknemer geeft de werkgever bij de desbetreffende vraag in de loonaangifte op. Als er sprake is van een milieuvriendelijke auto, geeft de werkgever 0%, 14% dan wel 20% (afhankelijk van de CO₂-uitstoot) van de waarde van de auto aan vóór aftrek van de eigen bijdrage voor privégebruik van de werknemer.

De werkgever moet in de aangifte loonheffingen een code invullen indien geen bijtelling van de ter beschikking gestelde auto wordt toegepast. De werkgever vult in de rubriek 'Code reden geen bijtelling auto' één van de volgende codes in:

1. Afspraak via werkgever met belastingdienst.
2. Werknemer heeft verklaring geen privégebruik auto belastingdienst.
3. Ander bewijs personen- en bestelauto.
4. Doorlopend afwisselend gebruik bestelauto.

Auto van de zaak en werkkostenregeling

Bij toepassing van de werkkostenregeling kan de bijtelling (indien van toepassing) nooit onder de forfaitaire vrijstelling van 1,4% worden gebracht. De bijtelling behoort tot het (normale) belastbare loon van de werknemer. Raadpleeg het artikel Werkkostenregeling.

Auto van de zaak

Auto van de zaak

Model Aanvulling op de arbeidsovereenkomst inzake verbod op privégebruik van de ter beschikking gestelde bestelauto

Laad het model in MS-Word

Zie ook de toelichting.

22BA=0095