Beheer werkkapitaal: debiteurentermijn

In het werkblad Debiteurentermijn wordt het belang van het beheren van de omloopsnelheid van het vermogen toegelicht als methode om de rentabiliteit van de onderneming te verbeteren. Deze omloopsnelheid van het vermogen kan onder andere beïnvloed worden via het beheer van het werkkapitaal: debiteuren, crediteuren en voorraden.

Het beheer van het werkkapitaal is echter ook van belang voor de liquiditeit van een onderneming. Hoe meer een onderneming er in slaagt om (met name) de posten debiteuren en voorraden laag te houden (bij gelijkblijvende verkopen en productie), hoe beter het is voor de liquiditeit van de onderneming. Om dit te realiseren zal er een actief beleid moeten worden gevoerd.

Bij het formuleren van een debiteurenbeleid kan men bijvoorbeeld denken aan:

• screenen c.q. beoordelen van kredietwaardigheid van (nieuwe) klanten;
• aanpassen van de betalingsvoorwaarden;
• afspreken en bewaken kredietlimieten per klant(groep);
• tijdig en regelmatig aanmanen;
• tijdig overdragen aan incassobureau;
• bijhouden zwarte lijst van klanten;
• geven van korting voor contante betaling.

De bovenstaande instrumenten kunnen worden gebruikt om de omvang van de post debiteuren op de balans actief te beheren. Daarbij zal echter altijd een relatie moeten worden gelegd met het verkoopbeleid van de onderneming.

Ook het voorraadbeheer (of beter: logistiek beheer) verdient de nodige aandacht. Het streven naar lagere voorraden mag echter niet leiden tot te veel neeverkopen en ontevreden klanten, omdat dit weer ten koste zal gaan van de rentabiliteit van de onderneming. Ook hier zal dus een verband moeten worden gelegd met het verkoopbeleid van de onderneming. In het geval dat de voorraden vooral voor intern gebruik zijn (productie), mag het streven naar lagere voorraden niet leiden tot problemen (zoals stilstand) in het productieproces.

Bij het beheren van het werkkapitaal kan gebruik worden gemaakt van een aantal kengetallen:

• Debiteurentermijn
• Crediteurentermijn;
• voorraadtermijn.

Vergelijking van deze kengetallen met concurrenten kan belangrijke informatie opleveren. Daarnaast kunnen trends en ontwikkelingen van deze kengetallen in de loop van de tijd informatie verschaffen over de mate waarin een actief beleid ten aanzien van het beheren van werkkapitaal zijn vruchten afwerpt.

De debiteurentermijn is de gemiddelde tijdsduur tussen het moment van factureren (of het ontstaan van de vordering) en het moment van innen van het geld door betaling van de rekening, en geeft dus inzicht in de snelheid waarmee klanten hun rekeningen betalen. Het wordt ook wel de looptijd van vorderingen op klanten genoemd.

Voor het plannen van de liquiditeit van een bedrijf is het belangrijk te weten wat de daadwerkelijke debiteurentermijn is. Dit kengetal dient te worden vergeleken met voor de branche kenmerkende betalingsvoorwaarden en gemiddelden enerzijds en met de waarde van dit kengetal in het verleden anderzijds (inzicht in trends).

Om dit kengetal te optimaliseren (dat wil zeggen een zo kort mogelijke debiteurentermijn) moet aan drie voorwaarden worden voldaan:

1. tijdige facturering op het tijdstip van levering of bij verrichting van de prestatie;
2. permanente controle van de vorderingen en hun betalingstermijnen;
3. tijdige herinneringen/aanmaningen bij overschrijden van de betalingstermijnen.

Het beheer van de vorderingen en de bijbehorende debiteurentermijnen behoort tot de hoofdtaken binnen de liquiditeitsbewaking en moet regelmatig plaatsvinden.

In dit werkblad worden berekend:

• de gemiddelde debiteurentermijnen per maand en gecumuleerd;
• daarnaast de percentages daadwerkelijk verleende korting voor contante betaling eveneens maandelijks en gecumuleerd.

Inhoud van de formule

Teller – debiteurenstand

a. Alle vorderingen uit leveringen van goederen en verleende diensten

Hiervoor wordt vaak de stand van de debiteuren aan het eind van een periode (bijvoorbeeld een maand) genomen. Indien echter sprake is van een tussen perioden sterk fluctuerende debiteurenstand, is het beter om de gemiddelde debiteurenstand te nemen.

Het is zinvol om vorderingen op gelieerde bedrijven en op bedrijven waarmee een verhouding bestaat op basis van deelneming afzonderlijk te bewerken.

vermenigvuldigd met

b. Het aantal dagen in een periode

Periode is meestal een maand, maar kan ook bijvoorbeeld een week, een kwartaal of een jaar zijn.

Noemer – omzet

Alle omzet inclusief BTW over dezelfde periode als waarop de teller betrekking heeft.

Als in de teller de vorderingen op gelieerde bedrijven apart zijn gehouden, moet in de noemer de betreffende omzet eveneens apart worden gezet.

Omloopsnelheid debiteuren

De reciproke van de debiteurentermijn is de omloopsnelheid van debiteuren:

De volgende gegevens dienen per maand te worden ingevuld:

In dit werkblad worden de volgende resultaten gegeven:

De gerealiseerde waarden per maand kunnen worden vergeleken met de geplande waarden die bij het opstellen van de liquiditeitsprognose zijn gehanteerd.

De gecumuleerde waarde van de maand december is het gemiddelde voor het betreffende jaar. Deze waarde kan eventueel worden gebruikt als planwaarde voor het volgende jaar (bij ongewijzigd debiteurenbeleid).