Belonen & Arbeidsvoorwaarden

Cafetariasysteem optie tot individualiseren van arbeidsbeloning

Opstellen van beloningssystemen in de organisatie

In de Wet op de loonbelasting zijn een aantal looncomponenten vrijgesteld die voor werkgever en werknemer zeer aantrekkelijk zijn. Vooral van de vaste kostenvergoeding en de fiets voor woon-werkverkeer maken werkgever en werknemer veel gebruik. Hoewel de verstrekking, terbeschikkingstelling of vergoeding van vrijgestelde looncomponenten aantrekkelijk is, moet de werkgever toch (extra) kosten maken om de werknemer hiervan in het bezit te stellen. Werkgevers hebben een mogelijkheid om zonder extra kosten toch de vrijstellingen voor de werknemers te benutten. In deze paragraaf vindt u de mogelijkheden van flexibele arbeidsvoorwaarden met fiscale voordelen. Meestal worden dergelijke flexibele arbeidsvoorwaarden 'cafetariasysteem' genoemd. De werknemer heeft, net als in een cafetaria, de mogelijkheid om binnen bepaalde grenzen (zijn beloningsbudget) de 'snacks' te kiezen die hij wil.

De meest vergaande cafetariavorm is dat de werkgever de werknemer in dienst neemt en dat hij de werknemer daarvoor een beloningsbudget geeft. Binnen dat budget mag de werknemer zelf de beloningsvorm(en) bepalen. De werknemer kan bijvoorbeeld een keuze maken tussen loon in geld, extra vrije dagen, uitbreiding pensioenrechten, een fiets voor woon-werkverkeer, een (mobiele) telefoon of een kostenvergoeding. Deze benadering komt niet overeen met de wat traditionelere (collectieve) arbeidsovereenkomsten. In die 'oude' overeenkomsten is vaak zeer gedetailleerd geregeld waar de werknemer recht op heeft en ontbreekt het keuzerecht van het cafetariasysteem. In dat geval is het meestal eenvoudig vast te stellen over welke looncomponenten loonheffingen moeten worden betaald.

Cafetariasysteem kent diverse vormen van arbeidsbeloning

Een cafetariasysteem is een systeem dat werknemers de mogelijkheid biedt periodiek keuzen te maken ten aanzien van de vorm waarin ze een deel van hun overeengekomen arbeidsbeloning willen genieten. In de kern komt het erop neer dat werknemers de mogelijkheid krijgen 'bronnen' in hun arbeidsvoorwaarden te ruilen voor 'doelen' waarvoor zij zelf kiezen. Het cafetariasysteem wordt extra aantrekkelijk als een belaste bron (bijvoorbeeld brutoloon) kan worden ingeruild tegen een onbelast doel (bijvoorbeeld een fiets). Voorwaarde hierbij is dat alleen het in de toekomst nog te genieten loon als bron kan worden ingezet. Daarnaast moet het cafetariasysteem voldoende realiteitswaarde hebben. Dat wil zeggen dat de gevolgen van keuze ook consequent moeten worden toegepast en de deelnemer de gevolgen van zijn keuze bewust moet aanvaarden.

Bronnen kunnen zijn:

• salaris;
• overwerkvergoeding;
• eindejaarsuitkering;
• vakantiedagen;
• vakantietoeslag;
• adv-dagen.

Doelen kunnen onder meer zijn:

• extra vakantiedagen;
• extra adv-dagen;
• aanvulling vrije reiskostenvergoeding;
• fiets voor woon-werkverkeer;
• vakliteratuur;
• auto van de zaak;
• ov -abonnement;
• inrichting telewerkplek thuis.

Aan de meeste vrijgestelde loonbestanddelen zijn voorwaarden verbonden. Ook in het kader van een ruil van arbeidsvoorwaarden moet aan deze voorwaarden zijn voldaan voordat het betreffende loonbestanddeel vrijgesteld kan worden ontvangen.

Inruilen belaste tegen onbelaste (vrije) loonbestanddelen

Voor een werknemer die regelmatig op de fiets naar het werk komt, kan het aantrekkelijk zijn om een deel van zijn brutoloon in te ruilen tegen een fiets die hij voor het woon-werkverkeer gaat gebruiken. Als aan alle voorwaarden wordt voldaan, kan de fiets onbelast worden vergoed of verstrekt. Als de waarde van de fiets meer bedraagt dan € 749,–, kan het meerdere niet vrij worden vergoed of verstrekt, hierover zijn wel loonheffingen verschuldigd. De werknemer kan het meerdere ook zelf vanuit nettoloon betalen. In dit geval vindt er omruil plaats van een deel van het belaste brutoloon tegen een vrijgestelde beloning, de fiets.

De belastingdienst staat een gunstige omruil alleen toe, als aan een aantal formele voorwaarden wordt voldaan. In veel gevallen is er namelijk sprake van een (verkapte) betalingsregeling. Wil men een risicovrije ruilconstructie, dan moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan.

• Werkgever en werknemer moeten de cafetariaregeling vooraf vastleggen in een aanvulling op de arbeidsovereenkomst.

De pensioengrondslag moet (zie ook hierna: het besluit van de staatssecretaris van Financiën van 8 september 2008, waarin deze voorwaarde is versoepeld) de verlaging van het brutoloon volgen. (inclusief nabestaanden-, invaliditeits- en wezenpensioen).

• Er mag geen sprake zijn van een betalingsregeling (met andere woorden: als een werknemer met ontslag gaat, is het niet mogelijk hem de resterende termijnen in één keer vanuit het periodieke brutoloon te laten betalen). Het resterende, nog te ruilen, bedrag moet dan uit het nettoloon worden betaald.
• De arbeidsovereenkomst mag door de aanvulling niet in strijd zijn met andere arbeidsrechtelijke bepalingen, bijvoorbeeld de Wet op het minimumloon en minimumvakantiebijslag of het minimumaantal vakantiedagen.
• Een aflossing op een renteloze lening (bijvoorbeeld voor de aanschaf van een fiets) mag niet uit het brutoloon plaatsvinden.

  Tip

[Bekijk grotere afbeelding in apart venster]

De staatssecretaris van Financiën heeft voorbeeldregelingen gepubliceerd die werkgever en werknemer kunnen gebruiken voor een cafetariaregeling, waarin de werknemer een naturabeloning krijgt in ruil voor een verlaging van zijn brutoloon of het inleveren van verlofdagen. Als werkgever en werknemer één van de drie modellen gebruiken, lopen zij geen risico dat de belastingdienst de regeling niet accepteert (klik hier voor de voorbeeldregelingen).

Mogelijke complicaties die kunnen optreden bij cafetariasysteem

Pensioenregeling

In het besluit van de staatssecretaris van Financiën van 8 september 2008 (CPP2008/1727M) wordt aangegeven dat bij een cafetariaplan onder bepaalde voorwaarden geen verlaging van de pensioengrondslag hoeft plaats te vinden. De voorwaarden waaraan men moet voldoen, zijn:

• het cafetariaplan betreft een schriftelijke regeling waaraan driekwart van het personeel kan deelnemen;
• het betreft een tijdelijke verlaging van het fiscale loon, de werknemer moet minimaal een keer per jaar zijn beloningspakket kunnen wijzigen;
• het loon mag voor niet meer dan 30% van het oorspronkelijke pensioengevend loon worden ingeruild;
• het belastbaar loon kan worden ingeruild tegen vrije vergoedingen, waarbij de vergoeding op zichzelf, buiten de cafetariaregeling, eveneens openstaat voor driekwart van het personeel. Bijvoorbeeld een vergoeding voor:
  • cursussen en congressen;
  • verhuizing;
  • opleiding en/of studie;
  • extra kosten voor verblijf in het buitenland;
  • inrichten van een telewerkruimte;
  • vermindering van arbeidstijd tot een maximum van 10% van de totale arbeidsduur;
  • fitness;
  • fiets.

Het lijkt erop dat – door het hiervoor genoemde besluit – elke vrije vergoeding in een cafetariaregeling kan worden opgenomen als eveneens aan de voorwaarden voor een vrije vergoeding is voldaan. In het verleden kon slechts een beperkt aantal vrije vergoedingen als cafetariadoel worden gesteld.

Premies werknemersverzekeringen en vergoeding ZVW-bijdrage

Door de verlaging van het brutoloon zal UWV ook uitgaan van het lagere brutoloon als het gaat om aanspraken op uitkeringen overeenkomstig de premies werknemersverzekeringen. Op het moment dat de werknemer een uitkering wegens arbeidsongeschiktheid of werkloosheid gaat genieten, zal de uitkering dus ook lager zijn. Het is belangrijk om de werknemer hierop te wijzen. Als het cafetariaplan voldoende realiteitswaarde heeft, kan de premieheffing voor de werknemersverzekeringen plaatsvinden over het lagere premieloon.

In de meeste gevallen zal de omgeruilde beloning ook vrij zijn van een bijdrage Zorgverzekeringswet (ZVW-bijdrage). Voor de werkgever is dit voordelig, omdat hij dan ook kan volstaan met een verlaagde ZVW-vergoeding.

De belastingdienst zou kunnen stellen dat de tijdelijke loonsverlaging geen realiteitsgehalte heeft voor de heffing van de loonheffingen. In dat geval zouden over het oorspronkelijke (hogere) brutoloon loonheffingen moeten worden berekend.

Afdrachtverminderingen

Door het verlagen van het brutoloon kan de werkgever in een aantal situaties nog in aanmerking komen voor afdrachtvermindering onderwijs voor de betreffende werknemer. Dit is een voordeel voor de werkgever. Het van toepassing zijnde toetsloon moet dan maximaal ongeveer 130% zijn van het minimumloon.

Inkomensafhankelijke subsidies

Een bijkomstig voordeel voor de werknemer kan zijn een hogere huur- of kinderopvangtoeslag, dan wel een hogere studiefinanciering. Cafetariaregelingen waarbij de inspecteur twijfelt aan de realiteitswaarde van de regeling, zullen kritisch worden beoordeeld. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als de ruil geen wezenlijke gevolgen heeft voor de loonheffing, maar wel veel voordeel oplevert voor de inkomensafhankelijke regelingen van de werknemer.

Overige aan het loon gerelateerde regelingen

Bij een lager loon passen ook lagere aan het loon gerelateerde uitkeringen. Dit kan nadelen opleveren voor de werknemer met betrekking tot vakantiegeld en gratificaties. Een procentuele verhoging van de vakantiebijslag of de gratificatie kan dit nadeel compenseren. Bij (vrije) jubileum- en ontslaguitkeringen kan dit nadeel niet zo gemakkelijk worden omzeild.

Voor structurele loongerelateerde uitkeringen die bij cao zijn vastgelegd, zoals de onregelmatigheidstoeslag of overwerktoeslag, hoeft het lagere loon geen consequenties te hebben. Dit is vastgelegd in een besluit door de staatssecretaris van Financiën waarin hij onder meer invulling geeft aan het begrip realiteitswaarde (besluit 28 januari 2011, nr. DGB 2011/1M).

Een werknemer moet een duidelijke keuze maken tussen het in te ruilen loon en het te besteden doel, en weten wat hiervan de gevolgen zijn. Als de ruiltransactie als onderdeel van de cafetariaregeling een realiteitswaarde heeft, hoeft de verlaging van het brutoloon niet onder alle omstandigheden door te werken in een aan het brutoloon gerelateerde uitkering, zoals een onregelmatigheidstoeslag of overwerktoeslag.

Het inruilen van verlofdagen

Het inruilen van verlofdagen voor een vrije vergoeding of verstrekking kan een onderdeel zijn van ruilmogelijkheden van de arbeidsvoorwaarden van de werknemer. Uiteraard moet de werkgever bij een ruil rekening houden met het resterende wettelijke minimumaantal verlofdagen en het minimumaantal verlofdagen dat in de cao is afgesproken. Inruilen van al opgenomen verlofdagen is niet mogelijk.

Als een werknemer genoegen neemt met minder verlofdagen en daar een extra beloning voor in de plaats krijgt, zal dat in beginsel geen probleem opleveren. Ook het ruilen van (toekomstige) verlofdagen voor bijvoorbeeld een kostenvergoeding voor een aangeschafte fiets zal in beginsel geen probleem opleveren. Waar wel voor moet worden gewaakt, is dat ook hier het ruilen of anderszins inbouwen niet gaat lijken op een betalingsregeling. De kans is aanwezig dat de belastingdienst hier niet mee akkoord gaat.

Cafetariaregelingen met realiteitswaarde

In het besluit van 28 januari 2011, DGB 2011/1M (hierna: besluit), is de staatssecretaris van Financiën opnieuw ingegaan op de realiteitswaarde van cafetariaregelingen. Dit besluit vervangt het beleidsbesluit van 5 augustus 2009, CPP2009/1458M.

Achtergrond cafetariasysteem

Bij een cafetariasysteem hebben werknemers de mogelijkheid om zelf aan te geven hoe zij hun loon willen ontvangen. De keuzen bestaan veelal uit loon in geld, loon in natura, kostenvergoedingen en vrije tijd. Het voordeel van een cafetariaregeling is dat het brutoloon wordt geruild tegen fiscaal vriendelijke beloningsvormen. De belastingdienst accepteert een dergelijke ruil alleen wanneer deze realiteitswaarde heeft. Als de ruil berust op een structurele keuzemogelijkheid wordt daar doorgaans voldoende realiteitswaarde aan toegekend. Van belang is wel dat de keuzen in het kader van cafetariaregelingen gevolgen hebben voor inkomensafhankelijke regelingen en dat deze gevolgen consequent worden toegepast. Zo zal een ruil in het kader van een cafetariaregeling in beginsel gevolgen hebben voor de grondslag voor de diensttijdvrijstelling, de pensioengrondslag, de vakantiegelduitkering, loon tijdens ziekte en zwangerschap, het premieloon en het uitkeringsloon voor de sociale verzekeringen en de grondslag voor inkomensafhankelijke voorzieningen zoals de individuele huursubsidie. In een besluit van 8 september 2008, nr. CPP2008/1727M, heeft de staatssecretaris van Financiën overigens onder bepaalde voorwaarden goedgekeurd dat een door de ruil veroorzaakte verlaging van het oorspronkelijke pensioengevende loon tot maximaal 30% zonder gevolgen mag blijven voor de pensioengrondslag.

Besluit van de staatssecretaris van Financiën

In het besluit besteedt de staatssecretaris aandacht aan de realiteitswaarde van cafetariaregelingen. In het besluit heeft hij ook een aantal praktische voorbeelden opgenomen. In dit besluit is een voorbeeld opgenomen over een bepaling in de cao op grond waarvan de werknemer die kosten voor het lidmaatschap van een vakbond maakt, elk jaar kan afzien van een deel van het brutoloon per maand in ruil voor een vrije vergoeding van die kosten. Daarnaast is een voorbeeld opgenomen waarin een werknemer, die regelmatig telewerkt, van een werkgever een vergoeding voor de inrichting van de werkruimte kan krijgen. De werkgever stelt als voorwaarde dat de werknemer gedurende drie jaren afziet van een aantal verlofdagen. Hiertoe wordt de waarde van een verlofdag gesteld op een evenredig gedeelte van het brutoloon van de desbetreffende werknemer. Als de werknemer binnen die drie jaar stopt met telewerken, of bij tussentijds ontslag, stopt de werkgever de vergoeding. De werknemer hoeft vanaf dat moment ook niet langer af te zien van verlofdagen.

De uitwerking in het besluit geeft aan dat er ook in dit geval geen twijfel bestaat over de realiteitswaarde. Werknemers die aan de regeling deelnemen, werken in feite langer, in ruil waarvoor de werkgever bereid is een kostenvergoeding toe te kennen. De kostenvergoeding kan met inachtneming van de wettelijke voorwaarden een vrije vergoeding zijn.

De staatssecretaris geeft bovendien nog eens expliciet aan dat de realiteitswaarde van een wijziging van de overeengekomen beloning in beginsel geen nadere beoordeling behoeft als het een toekomstgerichte wijziging betreft die berust op een structurele regeling (zoals een cao) en sprake is van wezenlijke niet-fiscale verschillen en consequenties. In de onderhavige situatie is aan deze voorwaarden voldaan. Aan de realiteitswaarde hoeft dan niet getwijfeld te worden. De staatssecretaris geeft hier ook weer aan dat het wel van belang is dat inkomensafhankelijke regelingen, die gevolgen verbinden aan de keuzen in het kader van cafetariaregelingen, consequent worden toegepast.

Langzamerhand wordt duidelijk dat de grens van de realiteitswaarde wordt bereikt bij min of meer incidentele keuzemogelijkheden en bij het niet consequent doorvoeren van de verlaging van het brutoloon, bijvoorbeeld als deze alleen is ingegeven door gevolgen voor de belastingheffing of gevolgen voor inkomensafhankelijke regelingen. Het besluit geeft richtlijnen voor de loonheffingen.

Cafetariastelsel in WKR

Bij toepassing van de werkkostenregeling kan ook gebruik worden gemaakt van een cafetariasysteem. De werkgever moet dan echter wel alert zijn dat enkele mogelijkheden die onder de overgangsregeling leiden tot een fiscaal aantrekkelijk beloningspakket, bij de werkkostenregeling eerder tot een heffing ten laste van de werkgever zullen leiden.

Nog niet toepassen WKR

Indien een werkgever de werkkostenregeling niet toepast, moet hij zich rekenschap geven van het feit dat in 2014 de in het verleden, dan wel bij toepassing van de overgangsregeling gemaakte keuzes kunnen leiden tot de verschuldigdheid van extra loonheffingen, die ten laste van de werknemer en/of de werkgever komen. Een tijdige inventarisatie van de gevolgen van de werkkostenregeling voor het door de werkgever gehanteerde cafetariasysteem is in 2012 een must. De werkgever heeft dan nog voldoende tijd tot heroverweging van de gemaakte keuzes. Denk daarbij ook aan de arbeidsvoorwaardelijke gevolgen.

Cafetariasysteem optie tot individualiseren van arbeidsbeloning

22BA=0088