Digitale loonstroken? Vraag toestemming werknemer

De digitale loonstrook en jaaropgaaf hebben zowel voor- als nadelen. Digitaal ontvangen loonstroken en jaaropgaven raken minder snel kwijt, omdat zij kunnen worden opgeslagen. U moet hiervoor wel de mogelijkheid bieden. Voldoet u hieraan, dan mag u de loonstroken voortaan elektronisch versturen. U kunt dit doen in pdf-formaat als bijlage in een e-mail, maar u kunt ook investeren in een portal waarop uw werknemers kunnen inloggen, zodra zij hun loonstrook willen inzien.

Onafhankelijk van collega

De werknemer is ook niet meer aangewezen op zijn collega die verantwoordelijk is voor de salarisadministratie, als hij een extra exemplaar wil hebben van zijn loonstrook of jaaropgaaf.

Nadelen

Werknemers kunnen het als nadelig ervaren dat zij, net als bij digitale bankafschriften en elektronische facturen, meer moeite moeten doen om deze te bekijken, dan wanneer zij deze per post zouden ontvangen. Hierdoor zouden zij minder snel afwijkingen kunnen ontdekken.

Tips

U bent verplicht loonstrookjes aan de werknemer te geven. Een loonstrook is een belangrijke informatiebron voor de werknemer. De loonstrookjes vormen de basis voor het samenstellen van de jaaropgaaf. Een loonstrookje moet in ieder geval door u aan de werknemer worden verstrekt:

• bij de eerste loonbetaling;
• bij een wijziging van de loongegevens.

Meer over dit onderwerp vindt u hier binnen de Module Belonen en Arbeidsvoorwaarden.