Werkzaamheden binnen procesmanagement en persoonlijke kwaliteit

Procesmanagement is een aanvulling op projectmanagement. Het helpt processen te beïnvloeden om (delen van) projecten te kunnen beheersen. Procesmanagement vraagt echter wel om specifieke vaardigheden en instrumentarium. Procesmanagement begint meestal met in kaart brengen van de bedrijfsprocessen, inclusief de samenhang met gerelateerde aspecten. Procesmanagement zorgt ervoor dat processen dit zo effectief en efficiënt mogelijk blijven doen en dat daarmee de gewenste bijdrage wordt geleverd aan het behalen van de bedrijfsdoelstellingen.

Leiderschap en teamontwikkeling vormen wezenlijke factoren voor het succes van verbetertrajecten. Door (team)prestaties transparant en bespreekbaar te maken, komt de continue verbetercyclus op gang. In elk proces is dus sprake van mensen en hulpmiddelen. Ook al treden de hulpmiddelen, in de vorm van bijvoorbeeld informatiesystemen, op de voorgrond, het correct functioneren van processen is de verantwoordelijkheid en het gevolg van de juiste inbreng van de leiding en de medewerkers.

1 Metingen

De organisatie moet geschikte methoden toepassen voor meting en monitoring van de realisatieprocessen die nodig zijn om aan de eisen van de klant te voldoen. Deze methoden moeten bevestigen dat elk proces blijvend in staat is het beoogde doel van dat proces te behalen.

2 Procesbeheersing, -beschrijving en -modellering

Een efficiënte vorm van procesbeheersing is het bepalen van kritische succesfactoren met hieraan gekoppelde KPI’s (kwantificeerbare metingen). Sturen op prestaties en resultaten in het proces leidt tot heldere procesbeheersing en relevante informatie om waar nodig bij te sturen.

Procesbeschrijvingen kunnen onder meer worden gebruikt voor het verkrijgen van inzicht in de processen, het leggen van verbanden tussen processen en documenten en tussen processen en financiële administratie, het maken van procedures en het vaststellen van verantwoordelijkheden.

Procesmodellen zijn de basis voor werkinstructies, functie/rolbeschrijvingen en aansturing. Aan de procesmodellen kan gericht informatie worden toegevoegd zodat medewerkers zien welk deel van de keten zij uitvoeren en wat hun rol en verantwoordelijkheid daarin is. Dit leidt tot meer zelfstandigheid in de uitvoering van het werk. De aansturing van het werk kan ook beter worden ingericht door zowel kwalitatief als kwantitatief stuurinformatie te koppelen aan de processen en als medewerker en manager langs deze afspraken te werken.

3 Persoonlijke vaardigheden

Bepaalde persoonlijke kenmerken, zoals leiderschap, inzicht, advies- en beïnvloedingsvaardigheden, spelen een belangrijke rol bij het welslagen van verbetertrajecten.

4 Teamwork

Het succes van een verbetertraject hangt natuurlijk niet alleen af van de kwaliteitsmanager. Hij is afhankelijk van een goed functionerend team medewerkers. Het is zijn verantwoording om het team samen te stellen.