Onbenutte jaarplannen zijn waardeloos

Market Response verrichtte in opdracht van Yacht het Wendbaarheidsonderzoek, dat zich dit keer focuste op het benutten van (meer)jaarplannen. Het resultaat van het onderzoek geeft volgens Yacht-algemeen directeur Peter Hulsbos een zorgelijk beeld.

Het kwartaalonderzoek haalde op tafel de wijze waarop overheden en ondernemingen omgaan met de planningscyclus en de gestelde doelen in een wereld die gekenmerkt wordt door een steeds grotere mate aan onvoorspelbaarheid. Zijn hun plannen ‘futureproof’? Houden zij rekening met verschillende scenario’s en positieve of juist negatieve externe ontwikkelingen? Zijn de plannen bekend ‘op de vloer’ en weten medewerkers wat er van hen wordt verwacht om de gestelde doelen te realiseren?

Vrijwel alle organisaties (95%) maken (meer)jarenplannen. Maar deze blijven vervolgens bij meer dan een kwart (26%) van de organisaties onbenut. Slechts de helft van de organisaties (51%) geeft aan dat het jaarplan daadwerkelijk wordt gebruikt. Bij nog eens 23% van de respondenten is onduidelijk in hoeverre het jaarplan in de praktijk gebruikt wordt. Bij slechts 9% is het jaarplan futureproef.

Inefficiënt beleid
‘Deze cijfers wijzen op een grote mate aan inefficiëntie bij Nederlandse organisaties. Men besteedt tijd en energie aan jaarplannen, maar in de praktijk worden deze niet ingezet om effectief sturing te geven aan de organisatie. Het zijn papieren tijgers. Uit ons onderzoek blijkt dat de jaarplannencyclus effectiever kan worden door in het jaarplan scenario’s op te nemen. Maar waar vroeger een scenario werd ingezet om de wereld van over vijf tot tien jaar te begrijpen, is tegenwoordig een voorspelling van de wereld over een jaar al lastig. Het denken in verschillende kortere termijn scenario’s is een must voor organisaties die in deze onzekere tijden houvast willen krijgen en een succesvolle koers willen varen’, aldus Hulsebos.

Personeel weet van niets
Slechts 9% van de organisaties beschikt over een jaarplan dat kwaliteit heeft (futureproof), bekend is bij alle medewerkers en de organisatie helpt haar doelen te bereiken. In zowel goede als in slechte tijden. Organisaties hebben blijkbaar moeite een jaarplan werkend te krijgen. Minder dan de helft maakt het plan door zowel top down als bottom up informatie te verzamelen. Daarvan blijft vervolgens 28% over die aangeeft dat het plan ook gebruikt wordt. Slechts 15% daarvan vertaalt het plan door naar de afdelingen. Tot slot beaamt slechts 9% dat de medewerkers weten wat er van hen wordt verwacht op basis van het jaarplan.

16% klaar voor veranderingen
Het onderzoek laat ook zien hoe het met de wendbaarheid van organisaties in Nederland is gesteld. Slechts 16% van de organisaties in Nederland is duurzaam wendbaar en klaar voor veranderingen nu, of in de toekomst. 48% van de organisaties voorziet enkel in wendbaarheid op de korte termijn, maar is onvoldoende bedacht op verandering in de toekomst. Ruim een derde (36%) heeft een flinke inhaalslag te maken op het gebied van wendbaarheid.

Verschillen tussen branches – wendbaarheid
In de industrie zijn processen naar verhouding beter ingericht op toekomstige veranderingen dan bij de overige branches, en ook HR-beleid en kennismanagement zijn hier beter op orde. Daarmee zijn organisaties in deze branche vaker structureel wendbaar, het houdt echter niet over want het percentage blijft steken op 22%. Na de industrie is de zakelijke en financiële dienstverlening het meest wendbaar, gevolgd door de branche handel/distributie en de branche zorg. Binnen de branche overheid/non-profit is de grootste inhaalslag nodig. 47% van deze organisaties is onvoldoende wendbaar en is niet ingericht op plotselinge veranderingen. Dit ligt vooral aan de inrichting en aansturing van de organisaties, maar ook het HR beleid en kennismanagement zijn onvoldoende wendbaar ingericht.

Tip
Voor de meeste organisaties is het hebben van een jaarplan geen wettelijke verplichting. Controleer of uw organisatie verplicht is om een jaarplan op te stellen.

Meer over dit onderwerp leest u in:

• Beheer van ICT binnen de Kennisbank van WEKA Financieel;
• Aanpak organisatieoptimalisatie in de praktijk binnen de Kennisbank WEKA Financieel;
• A-3 Jaarplan binnen de Module Kwaliteitsmanagement;
• Model invulbaar A-3 jaarplan binnen de Module tools van WEKA financieel.
• A-3 Methodiek binnen de Module Kwaliteitsmanagement;
• Mission statements and corporate vision binnen de Module Kwaliteitsmanagement.
• Waarde van organisatiedoelstellingen binnen de Module Kwaliteitsmanagement.