De WKR heeft invloed op zowel salaris- als boekhoudsoftware. Bijvoorbeeld de kosten van een personeelsfeest of kerstpakket worden normaliter niet per werknemer in de salarisadministratie geregistreerd, maar in de boekhouding. Veel software faciliteert dit (nog) niet.
De ‘Gids boekhoudsoftware 2014’ toonde eind 2013 aan dat gericht op MKB-boekhoudsoftware voor middelgrote bedrijven (5-50 gebruikers tegelijkertijd) slechts 16 van de 37 leveranciers de WKR ondersteunen binnen hun boekhoudsoftware. Navraag bij deze 16 leveranciers, die aangaven de WKR te ondersteunen, leert dat lang niet in alle gevallen speciale voorzieningen voor de WKR zijn getroffen in de software.
Een aantal leveranciers geeft aan dat journaalposten geïmporteerd kunnen worden vanuit salarissoftware. ‘Dat laatste is natuurlijk een standaard functionaliteit en dus geen specifieke WKR-functionaliteit. Het aantal leveranciers van boekhoudsoftware dat daadwerkelijk WKR-functionaliteit heeft gebouwd, zoals een overzicht dat inzicht geeft in de vrije ruimte, bedraagt op dit moment niet meer dan 5’, aldus Bottemanne.
Volgens Bottemanne is de meest ideale situatie als de WKR wordt afgehandeld op basis van een integratie tussen de salarisadministratie en de boekhouding. Dit leidt tot de volgende situatie voor het uitvoeren van de WKR:
Bottemanne constateert dat slechts één leverancier de WKR op bovenstaande wijze afhandelt.
Er kan voor gekozen worden de kosten in de boekhouding die betrekking hebben op de WKR nogmaals extracomptabel te boeken via de salarisadministratie. Dit zijn dan de kosten die vallen onder de WKR, maar niet gerelateerd zijn aan een werknemer (bijvoorbeeld kosten van personeelsfeest). De WKR wordt dan volledig afgehandeld via de salarisadministratie. In deze situatie is dan wel sprake van het dubbel vastleggen van boekingen en is niet in lijn met een administratieve lastenvermindering die ook met de WKR wordt beoogd.
Cursus Werkkostenregeling 2015: uitstellen kan niet meer!
Wilt u 2015 goed voorbereid op de werkkostenregeling in gaan? Op HR Praktijk.nl vindt u onder de knop HR Academy informatie over de Cursus Werkkostenregeling 2015: uitstellen kan niet meer! Deelname aan deze cursus maakt u deskundig gereed om de werkkostenregeling toe te passen.