Tijdige jaarrekening voorkomt boete

Als u de jaarrekening niet deponeert, maakt u zich schuldig aan een economisch delict. Het is daarom van groot belang de jaarrekening tijdig op te maken en te deponeren bij het Handelsregister. Als u uw jaarrekening 2008 nog niet heeft gedeponeerd, moet u dat uiterlijk op 31 januari 2010 hebben gedaan.

Opmaken en vaststellen

Opmaken is het opstellen en ondertekenen van de jaarrekening door de directie van de vennootschap. De jaarrekening dient – specifieke uitzonderingen in wet en/of statuten daargelaten – binnen vijf maanden na het einde van het boekjaar te zijn opgemaakt, behoudens verlenging van deze termijn met maximaal zes maanden door de Algemene vergadering van Aandeelhouders (AvA). Dit betekent dat het opmaken van de jaarrekening over een boekjaar gelijk aan het kalenderjaar uiterlijk 30 november van het daaropvolgende jaar moet hebben plaatsgevonden. Vaststellen van de jaarrekening gebeurt door de Algemene Vergadering van Aandeelhouders (AvA).

Let op

De termijnverlenging dient te worden vastgelegd in een besluit van de AvA. Dit besluit kan eventueel ook nog na het verstrijken van de vijfmaandstermijn worden genomen.

Deponeren

Deponeren is de publicatie van de jaarrekening bij het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. U moet de jaarrekening 2008 binnen acht dagen na vaststelling deponeren, ook al is dit ruim vóór 31 januari 2010. Ongeacht of de jaarrekening is vastgesteld, moet dit uiterlijk 13 maanden na afloop van het boekjaar zijn gedeponeerd.

Aandachtspunten

• Als de jaarrekening 2008 op 31 januari 2010 wordt vastgesteld, geldt dus niet nog een termijn van acht dagen voor deponering, maar dient deponering direct plaats te vinden.
• Bij het opmaken van de jaarrekening is deze definitief. Op dat moment moet deze aan alle eisen voldoen en moet – indien van toepassing – de accountantsverklaring zijn toegevoegd.
• Met het deponeren van een conceptjaarrekening of voorlopige jaarrekening wordt niet voldaan aan de wet.
• De jaarrekening kan niet worden vastgesteld zonder dat de AvA heeft kunnen kennisnemen van de accountantsverklaring (indien vereist). Als de verklaring dus (nog) niet beschikbaar was op het moment van de algemene vergadering, dan is de vaststelling nietig, wat kan betekenen dat dividenduitkeringen waartoe de AvA besloten heeft, onrechtmatig zijn.