U bent niet ingelogd Inloggen
Vakinformatie
Module Belonen en Arbeidsvoorwaarden
Vaste kostenvergoedingen regelen: bedoeling moet vooraf duidelijk zijn
Belonen & Arbeidsvoorwaarden
| ‹ vorige volgende › | |||||||||||||||||||||||||
Inhoudsopgave
|
Vaste kostenvergoedingen regelen: bedoeling moet vooraf duidelijk zijn Geschreven door: Adelien van Leeuwen* X Adelien van Leeuwen Als uw werknemers tijdens de uitoefening van de dienstbetrekking zakelijke kosten maken, mag u deze vrij vergoeden. U moet daarbij wel rekening houden met fiscale normen en grenzen. Voor werknemers is de vrije vergoeding van kosten aantrekkelijk omdat zij sinds 2001 hun beroepskosten niet meer in aftrek mogen brengen in de inkomstenbelasting. Hoe een en ander werkt en waarop u bij vaste kostenvergoedingen moet letten, leest u in dit artikel. Een overzichtelijk schema maakt u alles nog duidelijker. Met ingang van 1 januari 2011 is het systeem van vrije vergoedingen gewijzigd. Raadpleeg in dit kader in deze kennisbank Werkkostenregeling en Werkkostenregeling: nihil- en forfaitwaardering. In 2011, 2012 en 2013 mag u jaarlijks kiezen of u de oude regeling (overgangsregeling) toepast of de werkkostenregeling. Hier behandelen wij de systematiek van het vergoeden van kosten op basis van de overgangsregeling. In dit artikel: Vaste kostenvergoedingen regelen: bedoeling moet vooraf duidelijk zijn Regelen van vaste kostenvergoedingen De werkgever kan zakelijke kosten tot een redelijke hoogte vrij van loonheffingen aan de werknemer vergoeden. De werkgever moet dus twee zaken beoordelen: is er sprake van zakelijke kosten en kan een werkgever deze vrij vergoeden. Voor de meest voorkomende vergoedingen zijn in de wet bepalingen opgenomen of deze geheel of gedeeltelijk vrij zijn. De bepalingen voor geheel of gedeeltelijk vrije vergoedingen onder de werkkostenregeling zijn bij toepassing van de werkkostenregeling anders dan in de oude regeling (de overgangsregeling). Zie Werkkostenregeling: nihil- en forfaitwaardering. Als sprake is van extreme of buitensporige kosten, zal de belastingdienst zich op het standpunt kunnen stellen dat er geen sprake is van kosten die in redelijkheid zijn gemaakt. In de wet zijn kostensoorten genoemd die de werkgever niet of slechts tot een bepaalde hoogte vrij van loonheffingen kan vergoeden.
Kostenvergoeding verstrekken naast normale loon Van een kostenvergoeding is dus alleen sprake als de werkgever een bepaald geldbedrag ook aan de werknemer geeft met de bedoeling kosten te vergoeden. Die bedoeling moet vooraf duidelijk zijn. Een kostenvergoeding moet naast het normale loon worden verstrekt.
Bedoeling kostenvergoeding moet duidelijk zijn Een werkgever en een werknemer spreken een salaris af van € 3.000,– bruto per maand. Verder worden er geen afspraken gemaakt. Achteraf kan bijvoorbeeld niet worden gesteld dat € 200,– van de € 3.000,– bedoeld is als een vrije reiskostenvergoeding. Aan werknemers die vaak dezelfde soort kosten maken, en meestal ook tot ongeveer dezelfde hoogte, kunt u een vaste kostenvergoeding geven. Een vaste kostenvergoeding moet zijn gespecificeerd naar:
Als een specificatie van de vaste vergoeding ontbreekt, merkt de belastingdienst in beginsel deze vaste vergoedingen aan als belast loon. Het is dus van groot financieel belang om te zorgen voor de vereiste specificatie. Aan de hand van een voorbeeld geven wij een verduidelijking...
Specificatie vaste vergoeding Een werknemer ontvangt in verband met zijn ambulante werkzaamheden een vaste kostenvergoeding van € 113,– per maand. De specificatie van dit bedrag luidt als volgt:
Natuurlijk is het mogelijk bepaalde kosten van de werknemer nog steeds op declaratie te laten vergoeden. Vaak zijn dit kosten van grotere omvang of zakelijke uitgaven die slechts incidenteel voorkomen. Overigens kan een werkgever ook dit soort kosten via een vaste vergoeding laten lopen. Van groot belang bij de combinatie van vaste kostenvergoeding en declaratie is dat zowel voor de werknemer als voor de werkgever duidelijk is welke kosten en tot welk bedrag de werknemer vanuit de vaste kostenvergoeding moet bestrijden en welke zakelijke kosten de werkgever aanvullend op declaratiebasis vergoedt. Het is wenselijk deze zaken vast te leggen in een declaratiereglement. Dat schept voor alle partijen duidelijkheid.
Specificatie vaste kostenvergoeding Van iedere vaste kostenvergoeding die de werkgever aan een werknemer verstrekt, moet hij zo'n specificatie bij de loonadministratie bewaren. Als een bepaalde groep van werknemers eenzelfde zakelijk uitgavenpatroon heeft, kan voor zo'n hele groep één specificatie van de vaste kostenvergoeding gelden.
Vaste kostenvergoeding Werknemer A ontvangt een vaste vergoeding van € 45,– per maand. Van deze vaste vergoeding is de volgende specificatie aanwezig bij de loonadministratie:
Over de in het voorbeeld genoemde representatiekosten kan nog worden opgemerkt dat interne representatiekosten (bijvoorbeeld traktaties aan collega's) minder geschikt lijken voor opname in de vaste vergoeding. De Hoge Raad heeft in 2008 namelijk geoordeeld dat die kosten slechts vrij te vergoeden zijn als daar zakelijke overwegingen aan ten grondslag liggen. Wanneer sprake is van zakelijke overwegingen is nog niet duidelijk. Kenmerk van vaste vergoedingen is dat de vergoeding niet precies terug te leiden is naar de gemaakte kosten en de periode waarin de kosten worden gemaakt.
Vaste kostenvergoeding Als een werknemer een vaste kostenvergoeding van € 45,– in de maand heeft, maakt het niet uit of de werknemer in maand 1 € 35,–, in maand 2 € 60,– en in maand 3 € 40,– kosten maakt. Belangrijk is dat het gemiddelde ongeveer € 45,– per maand bedraagt. Het is mogelijk om ook voor variabele kosten een (vrije) vaste vergoeding te verstrekken. Voorwaarde hiervoor is dat de hoogte van de variabele kosten over een langere termijn met enige zekerheid kan worden vastgesteld. Dit betekent in de praktijk dat u voor het bepalen van de hoogte van de gemiddelde kosten over een langere termijn de gemaakte variabele kosten bij moet houden. Waarschijnlijk is het net zo eenvoudig om incidentele of variabele kosten alleen op declaratiebasis te vergoeden. U voorkomt daarmee in elk geval discussies met uw inspecteur. De vaste vergoeding kan natuurlijk ook bij uitstek worden gebruikt om vaste, per periode terugkerende kosten te vergoeden. Een voorbeeld is de vergoeding voor lunchkosten of kleine kosten onderweg van uw buitendienstmedewerkers. De term 'vaste' vergoedingen houdt niet in dat de vergoeding nooit mag veranderen. Een vaste vergoeding kan bijvoorbeeld voor een bepaalde periode of een bepaald project worden vastgesteld. Uit een kostenonderzoek kan blijken dat de vergoeding moet worden aangepast. Ook een wetswijziging en wijziging van rechtspraak kunnen aanleiding zijn om een vaste vergoeding aan te passen.
Vaste vergoeding voor bepaalde periode Werknemer V gaat regelmatig op zakenreis. Hij verblijft dan in de plaats waar hij zijn werkzaamheden verricht. De werkgever kan de kosten op declaratiebasis vergoeden. Hij kan echter ook een vaste vergoeding per dag geven.
Voor- en nadelen vaste kostenvergoedingen
Kostenonderzoek door belastingdienst of op eigen initiatief Als de belastingdienst het nodig acht, kan zij een onderzoek eisen ter controle van de fiscale aanvaardbaarheid van vrije vaste kostenvergoedingen. Alle werknemers, of soms een representatieve groep van de werknemers, moeten gedurende een periode van doorgaans drie maanden alle bonnetjes te bewaren van de zakelijke kosten die zij maken. Op de bonnetjes moet de werknemer aangeven op welke zakelijke oorzaak (aard) de kosten betrekking hebben. De resultaten van zo'n onderzoek geven dan aan of en in hoeverre in de vaste vergoeding de juiste kosten zijn opgenomen en tot het juiste bedrag. De werkgever kan ook op eigen initiatief een kostenonderzoek instellen. Zo'n onderzoek brengt veel werk met zich mee, maar de werkgever weet dan in elk geval zeker dat zijn vergoedingen aansluiten bij de kosten. Als vergoedingen uit de pas zijn gaan lopen, kan hij de vergoeding aanpassen. Bijkomend voordeel is dat een onderzoek kan worden ingesteld op het moment dat dit in het bedrijf ook schikt. Vaste kostenvergoedingen en werkkostenregeling (WKR) Met ingang van 1 januari 2011 behoren vaste kostenvergoedingen geheel tot het belaste loon. Dit betekent dat zonder nadere acties van de zijde van de werkgever de vaste vergoeding tot het fiscale loon behoort. Alle afspraken die de werkgever op dit punt met de fiscus in de afgelopen jaren heeft gemaakt, zijn met ingang van 1 januari 2011 vervallen. Dit is alleen anders als de werkgever bewust kiest voor continuering van de huidige regeling. Dit is mogelijk op grond van de overgangsregeling. Deze geldt voor de jaren 2011 tot en met 2013. In de huidige vaste kostenvergoedingen zijn veelal kostensoorten van verschillende aard opgenomen, waaronder ook intermediaire kosten. Een voorbeeld hiervan zijn de parkeerkosten van de auto van de zaak die door de werkgever aan de werknemer ter beschikking is gesteld. Als de werkgever kiest voor de WKR, zal hij vooraf kenbaar moeten maken welke kosten hij als werkkosten aanwijst. Dit kunnen gerichte vrijstellingen zijn, zoals verblijfskosten, maar ook werkkosten, zoals de vakbondscontributie en interne representatie. Intermediaire kosten kunnen ook onder de WKR in de vaste vergoeding zijn opgenomen. Meer hierover in Werkkostenregeling: intermediaire kosten. Om te voorkomen dat een gedeelte van de vaste vergoeding als belastbaar loon wordt aangemerkt zal de werkgever ook in de toekomst uit eigen beweging of in opdracht van de belastingdienst nog kostenonderzoeken moeten instellen.
Belang bonnetjes bijhouden bijbrengen aan werknemer Zonder twijfel zitten werknemers niet met open armen te wachten op een onderzoek waarbij dagelijks bonnetjes moeten worden bijhouden als zij eenmaal gewend zijn aan het gemak van een vaste vergoeding. De werkgever is voor de hoogte van de vaste vrije vergoeding echter wel afhankelijk van de resultaten van zo'n onderzoek. Zeker als de belastingdienst dat onderzoek naar de vaste kostenvergoedingen opdraagt. Mogelijk dat wanneer de werknemers het belang van het onderzoek onderkennen, ze bereidwilliger zijn om aan het onderzoek mee te werken. Tips en aandachtspunten
Schematisch overzicht Vaste kostenvergoedingen regelen: bedoeling moet vooraf duidelijk zijn Vraag en antwoord Hoe maakt de werkgever een specificatie van de vaste kostenvergoeding? Aan de hand van ervaring uit het verleden of de resultaten van een kostenonderzoek kan hij de uitgaven rubriceren. De belastingdienst veronderstelt dat deze specificatie een zekere realiteitswaarde heeft. Dit zal mede samenhangen met het in dit artikel eerder genoemde verband tussen vaste kostenvergoeding enerzijds en de gedeclareerde kosten anderzijds. |
||||||||||||||||||||||||
| ‹ vorige volgende › |
