Samenvatting

Het bepalen van de basisgegevens voor de planningsactiviteiten budgettering en liquiditeitsplanning verloopt grotendeels op dezelfde manier. Er zijn echter enkele principiële verschillen. Welke verschillen dat exact zijn, leest u in dit artikel. Ook treft u een directe link aan naar het werkblad Direct aan de slag met de Planning & Control-cyclus.

Het vroegtijdig opsporen van problemen

Planning, met de bijbehorende werkzaamheden zoals het inschatten van situaties en ontwikkelingen en het maken van prognoses, is een belangrijk onderdeel van het controllingsproces. Dit geldt in het bijzonder voor het opstellen van een financieel jaarplan voor de eerstvolgende planningsperiode, bestaande uit:

1. de ontwikkeling en bepaling van de bedrijfsresultaten in het planningsjaar (het budget).
2. de berekening van de ontwikkeling van de liquiditeit in maandelijkse perioden tot het eind van het planningsjaar (de liquiditeitsplanning).

Door een exacte uitvoering van deze twee planningsactiviteiten ontstaat de mogelijkheid om eventueel zelfs al bij voorbaat te kunnen inschatten,

• of er bij de ontwikkeling van het bedrijfsresultaat een (onvermoede) negatieve tendens optreedt,
• of er in het kader van de liquiditeitsplanning voor bijvoorbeeld het einde van een aantal maanden een 'gat' tussen uitgaven en (gelijktijdige) inkomsten wordt verwacht.

Door het vroegtijdig opsporen van eventuele problemen ontstaat de mogelijkheid naar alternatieven te zoeken, wijzigingen aan te brengen en maatregelen te treffen, zodat ongewenste situaties kunnen worden tegengegaan.

Het bepalen van de basisgegevens voor beide planningsactiviteiten, de budgettering en de liquiditeitsplanning verloopt grotendeels op dezelfde manier. Er zijn echter enkele principiële verschillen:

Het budget

De waarden voor omzet en kosten worden bij budgettering als nettowaarde (dus zonder BTW) berekend. Ook kosten die geen invloed hebben op de uitgaven (bijvoorbeeld afschrijvingen) worden in het budget meegenomen. Het is daarbij belangrijk dat de werkzaamheden met de daarbij behorende kosten worden genomen in die periode, waarin de prestatie wordt verricht of de levering plaatsvindt (het zogenoemde 'matchingsprincipe').

De liquiditeitsplanning

In de liquiditeitsplanning worden de kasstromen (inkomsten en uitgaven) bruto, dus inclusief BTW, per periode meegerekend. Hierbij is het tijdstip van de inkomsten en uitgaven van belang. In de liquiditeitsplanning worden dus alleen de omzet en verkoopprestaties meegenomen die van invloed zijn op de inkomsten. Hiertegen worden de bestedingen en kosten afgezet die van invloed zijn op de uitgaven.

In de liquiditeitsplanning worden ook inkomsten en uitgaven meegenomen die bij de gebudgetteerde resultatenrekening (of Verlies & Winst-rekening) helemaal niet ter sprake komen. Het zijn kasstromen die betrekking hebben op de activa of passiva op de balans. Bijvoorbeeld:

• Inkomsten
  • stortingen van aandeelhouders / vennoten;
  • geldstromen uit opgenomen kredieten en leningen;
  • geldstromen uit belastingteruggaven.
• Uitgaven
  • uitbetalingen aan aandeelhouders/vennoten (bijvoorbeeld dividenduitkering);
  • aflossingen van kredieten en leningen;
  • uitgaven voor investeringen (bijvoorbeeld in machines);
  • uitgaven voor financiële activa (bijvoorbeld aankoop van aandelen).

Anderzijds zijn er kosten/bestedingen die weliswaar in de resultatenrekening voorkomen, maar die noch inkomende noch uitgaande betalingen tot gevolg hebben. Hiertoe worden bijvoorbeeld afschrijvingen gerekend die weliswaar invloed hebben op het bedrijfsresultaat, maar die geen kasstromen tot gevolg hebben.

In tegenstelling tot de gebudgetteerde resultatenrekening worden bij de liquiditeitsprognose inkomsten en uitgaven niet meegenomen op het tijdstip van het leveren van de prestaties, maar op het tijdstip van de daadwerkelijke betaling (inkomend of uitgaand).

Wanneer bijvoorbeeld een levering van goederen met een waarde van € 10.000 in april plaatsvindt en de leverancier als betalingsvoorwaarde '30 dagen, netto' hanteert, dan worden deze inkoopuitgaven in de liquiditeitsplanning meegenomen als een uitgave voor de maand mei. In de resultaatrekening is echter het tijdstip van de werkelijke levering van de prestatie bepalend. Dit zou het volgende opleveren:

• In de resultaatrekening wordt voor april € 10.000 aan kosten opgenomen.
• In de liquiditeitsplanning wordt echter een uitgave van € 11.900 (incl. 19% BTW) opgenomen in de maand mei (betalingsdoel: 30 dagen, netto).

Zoals het voorbeeld duidelijk maakt, is er meestal een duidelijk verband tussen kosten en uitgaven enerzijds, en opbrengsten en inkomsten anderzijds. In het voorbeeld is de onderliggende gebeurtenis hetzelfde (namelijk de inkoop van goederen). Het moment waarop en de bedragen waarvoor die gebeurtenis in de beide planningen wordt opgenomen, kunnen echter verschillen.

Conclusie

Het grote verschil tussen budget en liquiditeitsplanning schuilt in het feit dat in tegenstelling tot de gebudgetteerde resultatenrekening, bij de liquiditeitsprognose inkomsten en uitgaven niet worden meegenomen op het tijdstip van het leveren van de prestaties maar op het tijdstip van de daadwerkelijke betaling, inkomend of uitgaand.

Direct aan de slag met de Planning & Control-cyclus: werkbladen in Excel!