Wat is de Administratieve Organisatie?

Samenvatting

Vrijwel elke organisatie en iedere controller ziet zich op enig moment geconfronteerd met de noodzaak om processen, procedures en functies of taken vast te leggen. Vaak komt de behoefte vanuit de organisatie zelf, vaak ook wordt van buitenaf de verplichting opgelegd om werkzaamheden en verantwoordelijkheden vast te leggen.

Van oudsher is de controller in een organisatie de aangewezen persoon om dit vastleggingsproces te coördineren en bij elkaar te houden. Hoe hij dit het best kan vormgeven, komt in dit artikel uitgebreid aan de orde. Daarnaast treft u in dit artikel diverse praktijkvoorbeelden, checklists, schema's en afbeeldingen aan.

De aan dit onderwerp gerelateerde artikelen 'De methode en technieken van vastlegging van de Administratieve Organisatie', 'Het project 'Vastlegging AO'' en 'Valkuilen bij de invoering van een vastleggingsproject treft u eveneens aan in deze kennisbank.

Wat behelst de Administratieve Organisatie?

In elke organisatie is informatie nodig voor het besturen/beheersen, het doen functioneren en het verantwoorden. Enige voorbeelden van deze informatie zijn:

• Informatie ten behoeve van het besturen en beheersen:
  • prijsontwikkeling op de inkoopmarkt;
  • kosten versus budget;
  • overzicht van benodigde en beschikbare productiecapaciteit.
• Informatie ten behoeve van het doen functioneren:
  • werkorders;
  • prijslijsten;
  • materiaalaanvragen.
• Informatie ten behoeve van het verantwoorden:
  • verkoopresultaat ten opzichte van norm;
  • verslag van een voorraadopname;
  • jaarrekening.