E-facturen: wie wel en wie niet?

Tot februari 2009 moest u toestemming vragen aan uw klant of hij elektronische facturen wil ontvangen. Na het besluit van staatssecretaris De Jager mag u de elektronische factuur vormvrij en zonder toestemming verzenden en kijken wat er gebeurt. Als de klant betaalt, dan geeft hij daarmee te kennen dat hij elektronische facturen wil en kan ontvangen.

Als de klant die u zonder overleg een e-factuur stuurt, er niet op reageert, kan dat liggen aan:

• het niet willen ontvangen van e-facturen; of
• fouten in de verwerking van de e-factuur.

Tip

Het is verstandig en correct om voorafgaand aan het versturen van e-facturen uw zakelijke relaties hierover te informeren. Het is eveneens raadzaam om uw leveranciers op de hoogte te stellen van uw e-factuurplannen en te vragen op welke wijze zij hun facturen kunnen aanleveren. Het ministerie van Economische Zaken heeft een voorbeeldbrief samengesteld die u uw leveranciers kunt sturen.

600 miljoen euro

Wilt u er zeker van zijn dat de proceskwaliteit en de snelheid van uw afhandeling toenemen? Op het seminar Elektronisch Factureren krijgt u praktische handvatten aangereikt om elektronisch factureren succesvol te introduceren in uw bedrijf. Volledig digitale facturen leveren het bedrijfsleven een besparing op van ongeveer 600 miljoen euro.

Gratis ED Netwerkt

Om op makkelijke wijze van elkaar te weten te komen of er de mogelijkheid bestaat e-facturen te verzenden en te ontvangen heeft ED (EasyDistribution) ED Netwerkt ontwikkeld. ED Netwerkt kunt u vergelijken met een community site als LinkedIn. Uw e-facturatie profiel wordt na het aanmaken getoond en er is de mogelijkheid om aanvragen te doen naar andere profielhouders. Via het Dashboard heeft u een goed overzicht van de openstaande aanvragen of verzoeken tot e-facturatie.

U en andere bedrijven en instellingen kunnen binnen ED Netwerkt gratis de distributiemethoden en bestandsformaten die u en zij hanteren registreren. Deze informatie blijft publiekelijk beschikbaar zodat nieuwe partijen snel en gemakkelijk inzicht hebben in de mogelijkheden van hun toekomstige klant of leverancier. ED Netwerkt laat daarbij direct zien welke wijze van e-facturatie beide partijen ondersteunen. ED Netwerkt is voor iedereen vrij toegankelijk via de campagnewebsite.

Tip

Doet u zaken met (lage) overheden? U vindt hier een overzicht van de ministeries en overheidsinstellingen die al elektronische facturen kunnen ontvangen en verwerken.